Chức năng - Nhiệm vụ

VỊ TRÍ, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ QUYỀN HẠN

 
Chức năng - Nhiệm vụ

 
1. Lãnh đạo Chi cục: Chi cục Văn thư - Lưu trữ có Chi cục trưởng và 01 Phó Chi cục trưởng.
Chi cục trưởng chịu trách nhiệm trước Giám đốc Sở Nội vụ và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Chi cục.
Phó Chi cục trưởng chịu trách nhiệm trước Chi cục trưởng và trước pháp luật về lĩnh vực công tác được phân công.
Việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức Chi cục trưởng, Phó Chi cục trưởng thực hiện theo quy định của pháp luật và phân cấp quản lý cán bộ của Uỷ ban nhân dân tỉnh.
2. Cơ cấu tổ chức:
a. Phòng Hành chính - Tổng hợp;
       b. Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ;
      c. Phòng lưu trữ lịch sử. 
 

II. Biên chế của Chi cục
1. Biên chế của Chi cục gồm biên chế hành chính và biên chế sự nghiệp nằm trong tổng biên chế hành chính, sự nghiệp của Sở Nội vụ được UBND tỉnh giao hàng năm theo yêu cầu nhiệm vụ và khối lượng công việc.
Chi cục trưởng được phép hợp đồng thêm lao động ngoài biên chế được giao để thực hiện một số dịch vụ công về công tác lưu trữ theo quy định của pháp luật.
2. Việc quản lý, sử dụng biên chế hành chính, sự nghiệp của Chi cục thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước và theo phân cấp của tỉnh.
III. Thành lập các phòng
1. Phòng Hành chính - Tổng hợp
a) Vị trí, chức năng
Phòng Hành chính - Tổng hợp là tổ chức của Chi cục Văn thư – Lưu trữ, có chức năng tham mưu giúp Chi cục trưởng tổ chức, chỉ đạo các hoạt động chung của Chi cục; bảo đảm thông tin tổng hợp; điều phối việc thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác; quản lý công tác thi đua – khen thưởng của Chi cục; công tác pháp chế văn bản, văn thư, lưu trữ, hành chính, quản trị, tài vụ của cơ quan Chi cục và kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
b) Nhiệm vụ, quyền hạn
- Theo dõi, thực hiện thông tin, tổng hợp; điều phối việc thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác và các hoạt động chung của Chi cục.
- Giúp Chi cục trưởng xây dựng các báo cáo định kỳ, chuyên đề và đột xuất của Chi cục.
- Giúp việc cho Lãnh đạo Chi cục.
- Thường trực Hội đồng thi đua – khen thưởng của Chi cục, giúp Chi cục trưởng quản lý thống nhất công tác thi đua – khen thưởng của Chi cục.
- Giúp Chi cục trưởng chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ, pháp chế văn bản, bảo mật các tổ chức trực thuộc của Chi cục và trực tiếp thực hiện công tác này ở trong cơ quan Chi cục.
- Giúp Chi cục trưởng tổ chức xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001, ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý của cơ quan Chi cục.
- Tổ chức các cuộc họp giao ban trong cơ quan, các hội nghị sơ kết, tổng kết năm của Chi cục; tổ chức các hội nghị chuyên đề của Chi cục và ghi biên bản, lập và quản lý hồ sơ các hội nghị, cuộc họp.
- Bảo đảm cơ sở vật chất, phương tiện, kỹ thuật cho hoạt động của cơ quan; tổ chức lễ tân, đảm bảo vệ sinh, cảnh quan môi trường trong cơ quan Chi cục; bảo vệ an toàn, phòng cháy, chữa cháy, phòng chống bão lụt, đảm bảo kỹ luật lao động, trật tự theo nội quy của cơ quan.
- Xây dựng các đề án, dự án về hiện đại hoá công sở và các công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của phòng Hành chính – Tổng hợp.
- Thực hiện một số dịch vụ công trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ.
- Quản lý về tổ chức, biên chế, tài sản, kinh phí của Chi cục theo quy định của pháp luật và phân công của Chi cục trưởng.
- Phối hợp với Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ giúp Chi cục trưởng tham mưu Giám đốc Sở Nội vụ về công tác thi đua khen thưởng thuộc lĩnh vực văn thư - lưu trữ trên địa bàn tỉnh.
- Tổ chức nghiên cứu, ứng dụng các tiến bộ khoa học; xây dựng, quản trị hệ thống thông tin, lưu trữ, hệ thống mạng máy tính và thực hiện các nhiệm vụ cải cách hành chính của Chi cục.
- Phối hợp với Phòng Quản lý Văn thư – Lưu trữ tham mưu Chi cục trưởng tổ chức các lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ.
- Chủ trì, phối hợp với Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ và các cơ quan liên quan tham mưu Chi cục trưởng giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chi cục trưởng giao.
c) Cơ cấu bộ máy, biên chế
Phòng Hành chính - Tổng hợp bố trí 05 biên chế, dự kiến sắp xếp như sau:
- Trưởng phòng phụ trách chung: 01 người;
- Chuyên viên tổng hợp: 01 người;
- Văn thư, lưu trữ kiêm thủ quỹ, thủ kho: 01 người;
- Kế toán Chi cục kiêm kế toán phí khai thác sử dụng tài liệu: 01 người; 
- Vệ sinh môi trường, thông tin liên lạc kiêm mua sắm tài sản: 01 người 
2. Phòng Quản lý - Văn thư
a) Vị trí, chức năng
Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ là phòng chuyên môn nghiệp vụ trực thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ, có chức năng tham mưu giúp Chi cục trưởng thực hiện quản lý nhà nước về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đối với các Sở, ban, ngành tỉnh; các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu của tỉnh và phòng Nội vụ các huyện, thành phố.
b) Nhiệm vụ, quyền hạn
- Xây dựng và giúp Chi cục trưởng trình các cơ quan có thẩm quyền ban hành phương hướng, nhiệm vụ về công tác văn thư, lưu trữ hàng năm đối với các Sở, ban, ngành tỉnh; các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu của tỉnh và UBND các huyện, thành phố.
- Xây dựng và giúp Chi cục trưởng trình các cấp có thẩm quyền ban hành các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn, chỉ đạo nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ.
- Xây dựng và giúp Chi cục trưởng trình các cấp có thẩm quyền ban hành các chương trình, mục tiêu, đề án, dự án của tỉnh về văn thư, lưu trữ.
- Xây dựng trình Chi cục trưởng ban hành các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ theo quy định.
- Tham mưu giúp Chi cục trưởng quản lý thống nhất về nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ.
- Hướng dẫn, kiểm tra các Sở, ban, ngành tỉnh; các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu của tỉnh và phòng Nội vụ các huyện, thành phố thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ.
- Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “Danh mục nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh”. 
- Thẩm định, tham mưu Chi cục trưởng trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “Danh mục tài liệu hết giá trị” của Lưu trữ lịch sử tỉnh.
- Thẩm định, tham mưu Chi cục trưởng trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “Danh mục tài liệu hết giá trị” bảo quản tại cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.
- Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ.
- Chủ trì, phối hợp với Phòng Hành chính - Tổng hợp tham mưu Chi cục trưởng tổ chức các lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ.
- Phối hợp với Phòng Hành chính – Tổng hợp theo dõi, quản lý đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức văn thư, lưu trữ; quản lý công tác thi đua – khen thưởng trong công tác văn thư, lưu trữ.
- Phối hợp với Phòng Hành chính - Tổng hợp và các cơ quan liên quan tham mưu Chi cục trưởng giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ.
- Phối hợp với Phòng Hành chính - Tổng hợp tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ.
- Thực hiện báo cáo chuyên đề về công tác văn thư, lưu trữ.
- Tham mưu giúp Chi cục trưởng về hội thảo các chuyên đề về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ.
- Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Chi cục trưởng giao.
c) Cơ cấu bộ máy, biên chế
Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ được bố trí 03 biên chế, dự kiến sắp xếp như sau:
- Trưởng phòng phụ trách chung, chịu trách nhiệm điều hành mọi hoạt động của phòng theo sự phân công nhiệm vụ của lãnh đạo Chi cục.
- Bố trí 02 chuyên viên để thực hiện công tác chuyên môn, nghiệp vụ về quản lý văn thư, lưu trữ.
3. Phòng Lưu trữ lịch sử
a) Vị trí, chức năng
Phòng lưu trữ lịch sử là tổ chức sự nghiệp trực thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ, có chức năng lưu trữ lịch sử của tỉnh: Sưu tầm, thu thập, chỉnh lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu, tư liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức địa phương và cá nhân, gia đình, dòng họ tiêu biểu của tỉnh Bình Định theo quy định của pháp luật.
b) Nhiệm vụ, quyền hạn
- Sưu tầm, thu thập, bổ sung tài liệu, tư liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức và cá nhân theo thẩm quyền được giao.
- Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, tư liệu, thống kê, lưu trữ thuộc phạm vi quản lý của Chi cục.
- Bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu, tư liệu lưu trữ.
- Lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ quý, hiếm (ở dạng số hoá) theo quy định phân cấp của Chi cục trưởng Chi cục Văn thư – Lưu trữ.
- Tu bổ, phục chế tài liệu, tư liệu lưu trữ bị hư hỏng của Chi cục theo quy định phân cấp. Xây dựng và quản lý hệ công cụ thống kê, tra cứu tài liệu, tư liệu lưu trữ.
- Thực hiện các hình thức tổ chức khai thác, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, sử dụng tài liệu, tư liệu bảo quản tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ.
- Thực hiện nghiên cứu khoa học, ứng dụng thành tựu khoa học và công nghệ vào thực tiễn công tác của Chi cục.
- Thực hiện một số dịch vụ công về lưu trữ theo quy định của pháp luật.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chi cục trưởng giao.
c) Cơ cấu bộ máy, biên chế
Phòng lưu trữ lịch sử: 06 biên chế sự nghiệp, cụ thể bố trí như sau:
- Trưởng Phòng phụ trách chung: 01 người;
- Sưu tầm, thu thập, bổ sung tài liệu, tư liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu cấp tỉnh và tài liệu quý, hiếm và các cá nhân, gia đình, dòng họ theo thẩm quyền được giao: 01 người;
- Phân loại, chỉnh lý, nâng cấp tài liệu các phông lưu trữ trong kho lưu trữ tỉnh, xác định giá trị tài liệu, tư liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý của kho lưu trữ: 01 người;
- Bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu, tư liệu lưu trữ; lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ quý hiếm (ở dạng số hoá); tu bổ, phục chế và bảo hiểm tài liệu, tư liệu lưu trữ đã bị hư hỏng tại Kho lưu trữ tỉnh; xây dựng và quản lý hệ thống công cụ thống kê, tra cứu tài liệu, tư liệu lưu trữ: 01 người;
- Thực hiện nghiên cứu khoa học, ứng dụng thành tựu khoa học và công nghệ vào thực tiễn công tác của Chi cục, trong đó số hoá tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh: 01 người;
- Thực hiện các hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu, tư liệu lưu trữ bảo quản tại kho lưu trữ tỉnh (công bố, giới thiệu, trưng bày, triển lãm, xây dựng sách chỉ dẫn các phông lưu trữ): 01 người.

 
Thăm dò ý kiến

Theo bạn, giao diện Cổng thông tin điện tử của Chi cục văn thư lưu trữ?

Thống kê truy cập
  • Đang truy cập3
  • Máy chủ tìm kiếm2
  • Khách viếng thăm1
  • Hôm nay1,108
  • Tháng hiện tại6,740
  • Tổng lượt truy cập156,087
Bạn đã không sử dụng Site, Bấm vào đây để duy trì trạng thái đăng nhập. Thời gian chờ: 60 giây