TRANG CHỦ     NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ    Chỉnh lý
     Tìm kiếm tin tức
Từ khóa:
Mục tin:
     Thống kê người dùng
  Đang online:               1
  Số lượt truy cập: 495166
Tấm gương HCM
Tra cứu Hồ sơ đi B
Chống Mỹ
Bản đồ Tỉnh Bình Định
mot cua dien tu
van phong dien tu
Chỉnh lý tài liệu là tổ chức lại tài liệu theo phương án phân loại khoa học, trong đó tiến hành chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ, xác định giá trị tài liệu, hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu và làm các công cụ tra cứu đối với Phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý.

       Tài liệu sau khi chỉnh lý phải bảo đảm các yêu cầu sau đây:

      - Được phân loại theo nguyên tắc nghiệp vụ lưu trữ;

      - Được xác định thời hạn bảo quản;

      - Hồ sơ được hoàn thiện và hệ thống hóa;

      - Có mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu tra cứu và Danh mục tài liệu hết giá trị.

 

      Như vậy, mục đích của chỉnh lý tài liệu là nhằm tổ chức sắp sếp hồ sơ, tài liệu của Phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý một cách khoa học tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu, đồng thời loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy, góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng kho tàng và trang thiết bị, phương tiên bảo quản.

 

      Hiện nay Chi cục Văn thư - Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ đang quản lý 2000 mét giá tài liệu giấy với tổng số 115 Phông lưu trữ của các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh qua các thời kỳ lịch sử của tỉnh Bình Định. Bên cạnh đó còn có tài liệu khác như tài liệu ảnh, phim điện ảnh, băng, đĩa ghi âm, băng hình, tài liệu quý hiếm...Tài liệu có thời gian sớm nhất từ năm 1928 đến nay đây là khối tài liệu lớn, quan trọng và có giá trị nhất của tỉnh Bình Định.

 

     Theo quy định của nhà nước, các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ tài liệu của tỉnh phải bảo đảm thực hiện các yêu cầu về nghiệp vụ. Do nhiều nguyên nhân, tài liệu của nhiều cơ quan, tổ chức chuyên môn thuộc tỉnh còn ở tình trạng tài liệu tồn đọng nhiều năm chưa được phân loại, sắp sếp khoa học, gây khó khăn cho việc lựa chọn nộp vào lưu trữ lịch sử của tỉnh và sử dụng tài liệu trong thực tế.

 

       Từ thực tế trên, việc phân loại, chỉnh lý tài liệu nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý và khai thác sử dụng tài liệu phục vụ công cuộc xây dựng và bảo vệ tổ quốc, nghiên cứu lịch sử, nghiên cứu khoa học, phục vụ khoa học thực tiễn và các nhu cầu chính đáng của công dân là nhiệm vụ rất quan trọng và cấp bách đối với Chi cục Văn thư - Lưu trữ  trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh.

 

      Qúa trình thực hiện nhiệm vụ chỉnh lý, phân loại tài liệu và nâng cấp chỉnh lý tài liệu để tối ưu hóa thành phần các Phông lưu trữ. Chi cục đã tuân thủ đúng quy trình nghiệp vụ, từng bước hoàn thiện và nâng cao chất lượng thực hiện nghiệp vụ lưu trữ.

 

     Về phương diện lý luận nghiệp vụ và xuất phát từ thực tiễn công tác lưu trữ, khi tiến hành chỉnh lý tài liệu ở các lưu trữ cần phải giải quyết các vấn đề nghiệp vụ chủ yếu:

 

     - Nghiên cứu xác định lịch sử cơ quan, đơn vị hình thành Phông, lịch sử Phông (nhất là đối với những Phông chỉnh lý lần đầu);

     - Xác định, lựa chọn phương án phân loại phù hợp;

     - Chỉnh sửa hồ sơ hoặc lập hồ sơ cho tài liệu của Phông;

     - Xác định thời hạn bảo quản cho từng hồ sơ;

     - Xây dựng công cụ tra tìm hồ sơ, tài liệu của Phông;

     - Xử lý các khâu nghiệp vụ loại ra trong chỉnh lý.

     Về quản lý chỉ đạo thực hiện những văn bản quy định mang tính nguyên tắc về vấn đề này như:

     - Luật lưu trữ;

     - Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 của Cục Văn thư - Lưu trữ nhà nước về việc Ban hành hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính;

     - Quyết định số 321/QĐ-VTLTNN ngày 22/8/2005 của của Cục Văn thư - Lưu trữ nhà nước về việc Ban hành quy trình chỉnh lý tài liệu;

     - Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/6/2009 của Cục Văn thư - Lưu trữ nhà nước Ban hành quy trình "Chỉnh lý tài liệu giấy" theo tiêu chuẩn Việt Nam ISO 9001-2000.

 

     Nội dung công việc nghiệp vụ chuẩn bị chỉnh lý tài liệu, Chi cục tiến hành các bược như sau:

 

     - Khảo sát tài liệu;

     - Thu thập, bổ sung tài liệu;

     - Viết lịch sử đơn vị hình thành Phông và lịch sử Phông của các cơ quan nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh còn bó gói, lộn xộn chưa được chỉnh lý;

     - Chọn và xây dựng phương án tài liệu;

     - Viết bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu trong chỉnh lý.

 

     Nội dung các công việc tiến hành chỉnh lý tài liệu:

     - Phân Phông tài liệu lưu trữ;

     - Lập hồ sơ;

     - Biên mục;

     - Hệ thống hóa các hồ sơ của Phông;

     - Làm các công cụ tra tìm và thống kê tài liệu;

     - Sắp sếp các hồ sơ trong kho lưu trữ.

     

     Nội dung chỉnh lý nâng cấp tài liệu để tối ưu hóa thành phần thông tin tài liệu trong từng Phông lưu trữ

     Chỉnh lý nâng cấp để tối ưu hóa thành phần Phông lưu trữ với yêu cầu nghiên cứu kỹ nghiệp vụ chỉnh lý kết hợp xác định giá trị tài liệu để giải quyết vấn đề thực tiễn như sau:

     -  Hồ sơ trùng trong một Phông lưu trữ;

     -  Hồ sơ trùng giữa các Phông lưu trữ;

     - Văn bản trùng trong từng hồ sơ;

     - Mức độ lập lại thông tin trong hồ sơ;

     - Một số văn bản không có giá trị trong hồ sơ;

     - Kiểm tra đối chiếu lại hồ sơ giữa các Phông hoặc văn bản bên trong của hồ sơ này với hồ sơ khác trong cùng một Phông để đánh giá lại tổng thể;

     - Hồ sơ chưa được xác định thời hạn bảo quản;

     - Xử lý tài liệu hết giá trị của Phông lưu trữ;

     - Loại ra những tài liệu hết giá trị để làm thủ tục tiêu hủy theo đúng quy định của pháp luật.

 

     Kết quả thực hiện chỉnh lý và chỉnh lý nâng cấp tài liệu tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ

     Trong những năm qua, được sự quan tâm đầu tư thích đáng của UBND tỉnh và Sở Nội vụ, Chi cục Văn thư - Lưu trữ đã có nhiều nổ lực, cố gắng trong việc phân loại, chỉnh lý tài liệu và chỉnh lý nâng cấp tài liệu. Đến nay, Chi cục Văn thư - Lưu trữ đã chỉnh lý hoàn chỉnh khối tài liệu tồn đọng, tích đống nhiều năm của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử của tỉnh, không còn tài liệu tồn đọng, tích đống trong kho lưu trữ. Tài liệu chỉnh lý hoàn chỉnh với tổng số 2000 mét giá tài liệu với 115 Phông lưu trữ đang bảo quản trong kho lưu trữ lịch sử của tỉnh. Kết quả đạt được của công tác chỉnh lý, xử lý khoa học kỹ thuật tài liệu lưu trữ đã tạo bước ngoặc trong công tác quản lý và tổ chức khai thác xử dụng tài liệu. Tài liệu được chỉnh lý, xác định giá trị, xây dựng và hoàn thiện công cụ quản lý tra tìm và ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ đã tạo điều kiện thuận lợi cho công tác tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu phục vụ các hoạt động thực tiễn và nhu cầu nghiên cứu của xã hội hiệu quả./. 

    


Minh Lý - Mai Hoàng, Chi cục VTLT  (Cập nhật ngày 16-03-2013)    



     Hình ảnh hoạt động
  • Ngày truyền thống Ngành Lưu trữ Việt nam
  • Kỷ niệm 5 năm ngành Lưu trữ Việt Nam
  • Ngày truyền thống Ngành Lưu trữ Việt nam
  • Đoàn công tác Chi cục VTLT Binh Định tưởng niệm tại Thành Cổ Quảng Trị
  • Đoàn công tác Chi cục VTLT Binh Định tưởng niệm tại Thành Cổ Quảng Trị
  • Chi cục VTLT tỉnh Thái Nguyên và Đắk Lắc đến thăm và làm việc Chi cục VTLT Bình Định
  • CĐCS Chi cục VTLT dự thi Hái hoa dân chủ
  • Trao bằng khen cho các cơ quan đạt thành tích xuất sắc trong công tác văn thư, lưu trữ (2011-2013)
     Văn bản mới
Công văn Về việc đính chính Công văn số 286/SNV-VTLT ngày 20/3/2013

Công văn Về việc chuẩn bị cho kiểm tra, thanh tra công tác văn thư, lưu trữ năm 2013

Công văn Về việc bố trí kinh phí lập hồ sơ công việc và quản lý hồ sơ tại Lưu trữ cơ quan, tổ chức

Quyết định Ban hành Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2013

Công văn Về việc Đề án \"Xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng xã, phường, thị trấn\"

Công văn Về việc hướng dẫn thống nhất kiểm tra chéo công tác văn thư, lưu trữ 2 năm 2011 - 2013

Tờ trình Về việc ban hành Công văn triển khai thực hiện Nghị định 01/2003/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính Phủ

Quyết định Ban hành Danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử

Thông tư Hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức

Công văn Về việc triển khai thực hiện Nghị định số 01/2013/NĐ-CP của Chính phủ và Thông tư số 04/2013/TT-BNV của BNV

Quyết định Ban hành Danh mục các cơ quan, tổ chức ở các huyện, thị xã, thành phố thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh

Nghị định về thương mại điện tử

Công văn Về việc chấn chỉnh quản lý văn bản đến

Công văn Về việc triển khai thực hiện Thông tư 08/2012/TT-BNV ngày 26/11/2012 của Bộ Nội vụ

Công văn Về việc tham gia góp ý dự thảo Thông tư Quy định chế dộ báo cáo thống kê cơ sở và báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ

Công văn Về việc xếp lịch làm việc với gia đình ông Châu Văn Minh để tiếp cận và sao chụp tài liệu quý, hiếm

Công văn Về việc thu thập, tiếp nhận tài liệu lưu trữ có giá trị lịch sử từ các cơ quan, tổ chức ở cấp huyện về Lưu trữ lịch sử tỉnh

Báo cáo Kết quả khảo sát tài liệu điện tử và lưu trữ điện tử

Công văn Về việc hướng dẫn thực hiện giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh

Báo cáo Tổng kết 10 năm thi hành Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia đối với các cơ quan, tổ chức trung ương

QĐ Ban hành Danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, tổ chức ở các huyện, thị xã, thành phố thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử

Công văn Về việc triển khai thực hiện Quyết định số 2059/QĐ-UBND ngày 30/7/2013 của UBND tỉnh Bình Định

Công văn về việc xếp lịch làm việc với gia đình ông Đào Tụng Phi để tiếp cận và sao chụp tài liệu quý, hiếm

Công văn Về việc tăng cường công tác phòng chống lụt bão, bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ

Công văn Về việc góp ý Đề án số hóa và Dự án đầu tư trrang thiết bị số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh Bình Định giai đoạn 1903-2007

Thông báo kết quả Hội nghị tổng kết kiểm tra chéo văn thư, lưu trữ 02 năm 2011-2013

Báo cáo kết quả kiểm tra chéo công tác văn thư, lưu trữ 02 năm (2011-2013) của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu của tỉnh và các huyện, thị xã, thành phố

Công văn Về việc bố trí kinh phí tập huấn quản lý tài liệu lưu trữ điện tử và lưu trữ điện tử

Kế hoạch Tổ chức Hội nghị tập huấn quản lý tài liệu lưu trữ điện tử và lưu trữ điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức theo Nghị định 01/2013/NĐ-CP của Chính phủ

Quyết định Về việc phê duyệt Quy hoạch ngành Văn thư, Lưu trữ tỉnh Bình Định đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030

Công văn về việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử

Tờ trình Quy định chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ

Công văn Về việc góp ý dự thảo Thông tư hướng dẫn giao nộp, tiếp nhận tài liệu lưu trữ từ các cơ quan, tổ chức cấp huyện vào Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh

Công văn Về việc góp ý dự thảo Thông tư quy định về việc công nhận, quản lý tài liệu lưu trữ quý, hiếm

Công văn Về việc tổ chức ngày truyền thống ngành Lưu trữ Việt Nam

Công văn Về việc ban hành Danh mục hồ sơ năm 2014

QĐ Ban hành kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2014

Tờ trình Hướng dẫn xét tặng Kỷ niệm chương về các lĩnh vực thuộc thẩm quyền quản lý của Bộ Nội vụ

Công văn Về việc chỉ đạo điểm chỉnh lý tài liệu và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử

Công văn Về việc giao nộp hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh năm 2014

Công văn Về việc giao nộp hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào lưu trữ lịch sử tỉnh

Công văn về việc báo cáo thời gian hình thành và thống kê tài liệu hiện đang bảo quản tại các cơ quan, tổ chức

Tờ trình Về việc ban hành Danh ,ục các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Bình Định

Tờ trình về việc ban hành Quyết định sửa đổi, bổ sung một số điều Quy định công tác văn thư, lưu trữ của UBND các cấp và các ngành thuộc tỉnh (ban hành kèm theo Quyết định 34/2012/QĐ-UBND ngày 19/9/2012 của UBND tỉnh)

QĐ Ban hành Danh mục các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Bình Định

QĐ Ban hành Danh mục các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Bình Định

Tờ trình về việc xin chủ trương chuyển giao phần mềm Quản lý văn bản đi, văn bản đến

Công văn về việc khảo sát hoạt động văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức

Công văn về việc quản lý tài liệu điện tử của các cơ quan, tổ chức

Quyết định về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Quy định công tác văn thư, lưu trữ của UBND các cấp và các ngành thuộc tỉnh ban hành kèm theo Quyết định số 34/2012/QĐ-UBND ngày 19 tháng 9 năm 2012 của UBND tỉnh

Công văn về việc bài tham luận Hội thảo khoa học khai thác và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ trong nghiên cứu quản lý xã hội

BC tình hình hoạt động Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân các cấp

Công văn về việc hướng dẫn quy trình chỉnh lý nâng cấp tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh

Công văn về việc thu thập, chỉnh lý và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh

Chỉ thị về việc giải quyết tài liệu tồn đọng, tích đống của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh Bình Định

Quyết định về việc phê duyệt Đề án số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh Bình Định giai đoạn 1903 - 2007

Kế hoạch Tổ chức Hội thảo khoa học “Khai thác và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức trong nghiên cứu quản lý xã hội”

Giấy mời Hội thảo Khoa học “Khai thác và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức trong nghiên cứu quản lý xã hội”

Tờ trình về việc xin kinh phí tổ chức Hội thảo khoa hoc “Khai thác và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức trong nghiên cứu quản lý xã hội”

Quyết định về việc công bố Tiêu chuẩn quốc gia

Thông báo về việc triển khai thực hiện Quyết định số 1687/QĐ-BKHCN ngày 23/7/2012 của Bộ Khoa học Công nghệ

Công văn về việc chấn chỉnh công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức

Thông tư Hướng dẫn về quản lý Chứng chỉ hành nghề lưu trữ và hoạt động dịch vụ lưu trữ

Thông tư Quy định về việc sử dụng tài liệu tại Phòng đọc của các Lưu trữ lịch sử

Kế hoạch 05 năm về công tác văn thư, lưu trữ (2016-2020)

Công văn về việc đôn đốc thực hiện các nhiệm vụ trọng tâm công tác văn thư, lưu trữ Qúy IV/2014

Thông tư Quy định mã số và tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp viên chức chuyên ngành lưu trữ

Thông tư Quy định mức kinh tế - kỹ thuật bồi nền tài liệu giấy bằng phương pháp thủ công

     Video
  Video khác
Phạm Văn Đồng
Võ Nguyên Giáp
BTV
Văn bản chỉ đạo điều hành
Bản quyền thuộc về:CHI CỤC VĂN THƯ LƯU TRỮ BÌNH ĐỊNH.
Địa chỉ: 01 Trần Phú, TP Quy Nhơn, Bình Định.
ĐT: 056.3822474 - Fax: 056.3524753 .
Email:ccvtlt@snv.binhdinh.gov.vn
Phát triển bởi Trung tâm Ứng dụng CNTT - Viễn thông Bình Định (ITA)